Cookie- og privatlivspolitik

SAVN behandler personoplysninger og er underlagt lovgivning og principper for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål, som er nødvendige for SAVNs drift og aktiviteter. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde organisationens formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Helt overordnet er SAVN dataansvarlig og organisationen skal sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger i forhold til forskellige grupper:

Oplysninger om brugerne:
Almindelige personoplysninger: Navn, telefonnummer, mailadresse, bankoplysninger (hvis brugerne ønsker transportrefusion i forbindelse med et weekendophold), antal børn, børnenes alder og fornavne.
Oplysninger om medlemmerne:
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer og mailadresse.
Oplysninger om frivillige:
Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.
Oplysninger om de ansatte:
Almindelige og følsomme personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer og mailadresse, CPR- nummer, bankoplysninger og børneattester.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indhenter altid oplysningerne fra brugere, medlemmer, frivillige og ansatte, med skriftlig samtykke. I forhold til de ansatte kan der dog være andre kilder, typisk offentlige myndigheder, som vi også indhenter oplysninger fra. For eksempel er det nødvendigt at indhente skatteoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn, og kontakt med politiet i forbindelse med indhentning af børneattester.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi indhenter og behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er

At vi som organisation har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger. Det kan f.eks. være anonymiserede oplysninger i forbindelse med udarbejdelse af statistik
At det er nødvendigt for, at vi kan tilbyde dig den hjælp og de aktiviteter, som organisationen stiller til rådighed
At loven stiller krav om, at vi indsamler og behandler særlige oplysninger om dig
At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om SAVNs brugere er

At kunne tilbyde brugerne deltagelse på SAVNs weekendophold
At kunne udbetale rejsegodtgørelse
At kunne kontakte brugerne i forbindelse med forskellige former for rådgivning
At bevare oplysninger, i anonymiseret form, til statistik og lignende

Formålene med at behandle oplysninger om SAVNs medlemmer er

At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
At administrere medlemmernes relation til foreningen
At bevare oplysninger, i anonymiseret form, til statistik og lignende

Formålene med at behandle oplysninger om SAVNs frivillige er

At have et overblik over hvem der er frivillig, hvad deres forskellige arbejdsopgaver er og at kunne komme i kontakt med dem.
At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige som arbejder med børn under 15 år)
At kunne udbetale rejsegodtgørelse og anden form for refusion
At bevare oplysninger, i anonymiseret form, til statistik og lignende

Formålene med at behandler oplysninger om SAVNs ansatte er

At have overblik over hvem der er ansat, hvad deres arbejdsopgaver består i og at kunne komme i kontakt med dem
At kunne udarbejde ansættelseskontrakter
Registrering af kvalifikationer i form af ansøgning og CV
Almindelig personaleadministration, herunder udbetaling af løn, indberetning til skat, administration af pension og forsikring, m.m.
Indhentelse af børneattester

Styring af adgangsrettigheder til it-systemer

At kunne dokumentere fx lønudbetalinger overfor myndigheder i fem år frem fra afslutningen af et regnskabsår, og indbetaling af skat.
At bevare oplysninger, i en anonymiseret for, til statistik og lignende

Samtykke

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at skrive til SAVNs dataansvarlige.

Har vi brug for personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for organisationen uden dit skriftlige samtykke.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som bruger, medlem, frivillig eller ansat:

Bruger: Vi sletter oplysninger om dig, senest et år efter du har deltaget i et af weekendopholdene eller har modtaget rådgivning fra en af SAVNs ansatte.
Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig, senest to måneder efter at dit medlemskab er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, senest et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophørt.
Ansatte: Vi er forpligtet til at opbevare hovedparten af de oplysninger, vi har brug for, blandt andet for at kunne udbetale korrekt løn m.m., i op til fem år og vil derfor heller ikke kunne slette alle personoplysninger om ansatte før fem år efter deres ansættelse.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige, brugere og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder i forbindelse med sletning af dine personoplysninger, hvad enten du er bruger, medlem, frivillig eller ansat

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores indsamling og behandling af dine personoplysninger, ved at henvende dig til SAVNs data-kontaktperson Elisabeth Toft Rasmussen på elisabeth.t.rasmussen@savn.dk.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Der kan, som nævnt flere steder ovenfor, være oplysninger vedrørende ansatte i SAVN, som organisationen er forpligtet til at opbevare og udlevere til offentlige myndigheder.

Du kan indgive klage til datatilsynet, over SAVNs behandling af dine personoplysninger ved at skrive til dt@datatilsynet.dk eller ringe på 33 19 32 00.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre organisationens privatlivspolitik. Hvis vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også nedenstående dato. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på denne webside.

Denne politik er senest opdateret d. 21. maj 2019.